• 8月22日(金) 0810a-0950a
• 北海学園大学国際会議場6階ミーティングルーム

実行委員：鈴木、土肥、山本(久)、弓削、木村、田村(慶)、岡村、早川、金、横川、辻村、大鑄、山本 (要確認)

1. 日程
2. 役割分担
3. 予算
4. 参加費の決定
5. エクスカーションとディナー
6. ノベルティ
7. プログラムと出版 (発表申し込み受付からプログラム編成、各種印刷物作成までの流れ)
8. その他

• 議題メモ（添付ファイル　資料１）—鈴木和幸
• 鈴木の資料一式（添付ファイル　資料２）—鈴木和幸
• 横川先生の準備打ち合わせ資料（添付ファイル　資料３）—横川先生
• Registration form案（添付ファイル　資料４　Palpayについて要更新）—横川先生
• エクスカーションに関する資料（添付ファイル　資料５）—鈴木和幸
• ビザ
• ポスター

• プログラム方針
  • 初日は午後からにしたい。
  • ストリーム数を少なくしたい。
  • 最終日は午前で解散したい。
• Social Functions
  • ランチの回数を少なくしたい。ランチとコーヒーブレイクは同一業者に依頼する予定。
  • ExcursionとBanquetは確定。初日にWelcome Receptionを行うかは放送大学次第。
• エクスカーション
  • スカイツリーを第一案、代替案として東京タワー、日本科学未来館、江戸東京博物館の順で考えている。今日検討していただきたい。
• 役割分担の更新: プログラム委員会を発足させたい。早川先生に委員長を、嶋崎先生に副委員長を、それぞれお願いし、ご快諾頂いた。
• 予算案
  • アブストラクトブックは作成、プロシーディングは電子媒体のみ。
• 会議当日までのタイムライン (横川)

議論

• プログラム
  • MMRはabstract reviewはcontributed papersだけなので、それほど手間ではない。invited sessionsの発表のプログラムとabstractの世話とchairの選定はorganizerに一任する。
  • 大半がinvited sessionsだが、お金は出さない。
  • invited sessions(招待講演セッション)はorganised sessions(企画セッション)にしたい。
• プロシーディング、プログラム　
  • Easy Chairからアブストラクトを抜くことは可能。(土肥)
  • Extended abstractは電子版なので、およそページを定めておけば、増減は融通が利く。(土肥)
  • USBメモリなら10万円、プログラムとショートアブストラクトの印刷は25万円〜30万円
  • プロシーディングブックは外部(出版社)へ印刷を外注してISBNつきで印刷して60万円。ただし数理系の人に、出版されてしまうのを嫌がる人もいる。ただし、今回の日程では出版社での出版は不可能。できるのは、印刷と製本を依頼するぐらい。
• エクスカーション
  • スカイツリーは難しいかも、との表明。
  • 浅草にも近い江戸東京博物館を代替案とする。バスは時間借り上げなので、午後いっぱいの移動をバスにお願いする。(浅草寺の下車場所が心配。ホテルで降ろすか？)
• 予算・会計
  • 山本先生を始めとするAPARMご関係の先生方から、いろいろお話を伺えた。
    • ノベルティはバッグのみお金がかかったが、あとはただ。
    • 看板も入れて20万円。
    • APARMは出版費用がかかっているので、1人2件までにした。MMRなら複数件申し込み可でいい。
    • APARMはカード決済を旅行代理店に依頼しており、手数料は13万円を請求された。これはPayPalより安いが、(高い)ホテルの代金の中にもマージンが乗っているはずなので、単独で依頼したらこの値段ではないはず。旅行代理店は車の手配など、いろいろ助言もくださったので、お願いするのも一案とのこと。
    • お金は余ったら、学会には寄付できる。
    • 学生のバイト代はどうするか。学期中でもある。

• 紹介
• 確認

• 紹介
• 金額

議論

• Author's RegistrationよりPresenter's Registrationの方がいい。(山本、土肥)
• 学生と正規の料金は多少差があってもいい。学生の参加費をあまり安くすると、学生の発表会になってしまう。(山本、土肥)
• Dinnerの追加料金は5000円にしてほしい。(経費から引かれるときに違ってくるから) (弓削)
• Excursionの追加料金はこれでいい。
• Early birdとNormalのFeeの差額を1万円にすると、早めにRegistrationされるはず。(山本)

決定事項

• Early birdの正規は45000円(すべて込み)、学生は25000円(ExcursionとBanquetは別料金)。Normalはそれぞれ10000円追加、On-siteはさらに5000円追加。
• Excursionは5000円、Banquetも5000円。(studentおよびfamily of deligatesのみ)

ご提供頂いた情報を集約しているだけなので、特になし。

• Registrationの受付を9月1日からで準備しておいたが、もっと後ろでもいいか。
• 金額が変わったので、振込機能をいったん取り下げさせていただく。

決定事項

• Registrationの受付は12月1日から。

12月18日(木)に東京にて。

• 8月22日(金) 午後4時30分から午後5時40分
• 国際会議場

• invited sessionの名称を、鈴木先生からorganising committeeに照会して頂いた。
• scientific program committeeの皆様に就任の打診と、call for proposals of invited sessionsのお知らせ。鈴木先生からお送り頂く。